Hoy entraremos en un terreno pantanoso y difícil de navegar si no eres un experto en números: la contabilidad financiera y administrativa. Pero tranqui, en este artículo quiero explicarte de forma simple y fácil los elementos básicos que debes entender y manejar en tu negocio.

¿Qué es contabilidad financiera?

Básicamente consiste en contabilizar la plata que entra y sale de tu negocio mediante el registro de transacciones que alimentan los estados financieros.

Para entenderlo mejor, debemos recordar que las finanzas son las actividades que se relacionan con la plata. Mientras que la contabilidad es el control y registro de todas las transacciones que realiza tu empresa. Por lo que, la contabilidad financiera es el correcto registro y control de las actividades económicas de un negocio.

¿Para qué sirve la contabilidad financiera?

Le da información contable a las entidades externas a tu empresa para diferentes fines por medio de los Estados Financieros y para que con base en estos se puedan tomar decisiones. Y se usa para recolectar, clasificar, registrar y detallar información de los movimientos económicos de un negocio.

Ejemplo: un accionista siempre querrá ver los informes financieros antes de decidir invertir en tu negocio, mientras que un proveedor querrá conocer la salud financiera de tu empresa antes de darte un crédito. Por otro lado, los auditores o entes regulatorios usarán los informes financieros para garantizar que las empresas están cumpliendo la ley y pagando impuestos.

Diferencia entre contabilidad financiera y administrativa:

Como vimos antes la contabilidad financiera está dirigida a los accionistas externos. Mientras que la administrativa, está dirigida a los dueños de negocios como tú y a los administradores para ayudarlos a tomar decisiones, planificar y controlar.

La contabilidad financiera te ayuda a conocer la operación del patrimonio de la empresa gracias al registro continuo de las transacciones realizadas.

Los principales reportes de la contabilidad financiera son:

El estado de resultados
El estado de variaciones del capital contable

Los principales reportes de la contabilidad administrativa son:

El estado de flujo de caja o efectivo
Los Estados de posición de inversión

Ventajas de la contabilidad financiera:

Te da control de las operaciones económicas y financieras de tu empresa
Te da información de la salud financiera de la empresa en el momento actual
Te facilita la toma de decisiones

¿Qué conceptos debes saber para entender la contabilidad financiera?

Ingresos: es decir las entradas de recursos o eliminación de obligaciones que generan incrementos de patrimonio.
Gastos: es decir las salidas de recursos que disminuyen el activo o incrementan el pasivo como salarios, alquileres y servicios.
Activos: es un recurso que posee tu negocio en un momento del tiempo. Pueden generar un beneficio futuro y ser tangibles, como propiedades o equipos. O intangibles, como bases de datos de clientes y patentes.
Pasivos: esto es lo que una empresa debe a terceros. Como hipotecas, nóminas y préstamos.
Patrimonio: corresponde al monto de las obligaciones de la empresa o deuda de la empresa con sus dueños.
Capital: es lo que queda después de restar los pasivos a los activos. Por lo general, es propiedad del dueño de la empresa y sus accionistas.
Cuentas por pagar: son obligaciones de tu empresa con los proveedores (pasivos). Normalmente están relacionadas con la compra de materiales o insumos para la operación.
Cuentas por cobrar: son las deudas a crédito que un cliente contrae con tu empresa al adquirir el servicio o bien que vendes. Es decir son activos.

¿Qué son los estados financieros?

Son informes que te ayudan a tener una radiografía de la situación financiera de tu negocio. Entender para qué sirve cada uno, te ayudará a analizar toda la información para que puedas tomar decisiones llenas de sabiduría.

Los principales estados financieros son:

Estado de resultados: conocido también como estado de ganancias y pérdidas, te mostrará de manera detallada la situación de tu negocio en un período producto de la venta de bienes y servicios. Te ayudará a tener una comparación entre los ingresos obtenidos con los costos que genera la empresa, para sacar los beneficios o pérdidas.

+ Ingresos
-Costos
-Gastos
—————
= Utilidad o pérdida

Los ingresos netos del estado de resultados incluyen las cuentas por cobrar y otros elementos por los que no se ha recibido efectivamente un pago.

Balance: es el inventario o enumeración de los recursos (activos) y obligaciones (pasivos y patrimonio ) de tu empresa en una fecha determinada. Por lo general, se hace una vez al año, pero para tener un mayor control, lo ideal es que se haga mensual o trimestral. El balance lo hace tu contador y muestra: (Activos = Pasivo + Patrimonio)

Estado de flujo de capital o caja: es un informe que realiza un seguimiento del capital que ingresa y egresa de una compañía durante un período de tiempo. Los accionistas utilizan este informe para determinar cómo una empresa administra su capital.

Este informe está compuesto por:

Actividades operacionales: plata que ingresa y que sale.
Actividades de inversión: controlan los cambios en los activos y pasivos de una empresa respecto de los equivalentes de capital.
Actividades de financiación: plata que entra y sale mediante inversiones, deudas y bonos.

A diferencia del Estado de resultados, el flujo de caja neto refleja los pagos que la empresa efectivamente ha recibido o realizado. Por eso es muy importante que se analicen esos dos reportes en paralelo para ver posibles problemas de cobranza, entre otros.

Estado de los cambios en el patrimonio: es una conciliación de los saldos iniciales y finales del patrimonio de una empresa durante un periodo de presentación de informes.

Cómo la tecnología te puede ayudar a ordenar los números de tu negocio:

Contratar un software en la nube enfocado en contabilidad, puede ayudarte a mantener tu negocio preparado para cualquier eventualidad contable y financiera.

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Actualizado el: 17/03/2024